(informacja przekazywana zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
W związku z organizacją przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz Narodowe Muzeum Morskie w Gdańsku Forum Państw Morza Bałtyckiego pt. „Dziedzictwo kulturowe w promocji i rozwoju Regionu Morza Bałtyckiego”, zwanego dalej Forum – Narodowe Muzeum Morskie w Gdańsku przekazuje poniższą informację dotyczącą przetwarzania danych osobowych zawartych w formularzu rejestracyjnym osób zgłaszających chęć uczestnictwa w Forum oraz osób wybranych na uczestników Forum.
I. Informacje o administratorze danych
Administratorem Pana/Pani danych osobowych przetwarzanych w związku z rejestracją na uczestnictwo w Forum, wyborem uczestników Forum oraz uczestnictwem w Forum jest Narodowe Muzeum Morskie w Gdańsku z siedzibą: 80-751 Gdańsk, ul. Ołowianka 9/13, wpisane do Rejestru Narodowych Instytucji Kultury pod nr RNIK 14/92, REGON 000 635 075.
II. Inspektor Ochrony Danych
Zapewniamy możliwość skontaktowania się w sprawach dotyczących realizacji praw do danych osobowych z Inspektorem Ochrony Danych.
Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych
- adres do korespondencji: Narodowe Muzeum Morskie w Gdańsku, Ołowianka 9-13, 80-751 Gdańsk z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych;
- email: ochrona.danych@nmm.pl.
III. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Pana/Pani dane
Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:
- umożliwienie rejestracji osób zgłaszających chęć uczestnictwa w Forum, umożliwienie wyboru uczestników Forum oraz w przypadku wyboru zgłaszającego na uczestnika Forum także uczestnictwa w Forum – art. 6 ust 1 lit. b) RODO;
- wykonanie obowiązku prawnego – art. 6 ust 1 lit. c) RODO;
- realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
- na podstawie udzielonej zgody – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – ta podstawa znajdzie zastosowanie tylko jeśli w związku z uczestnictwem w Forum uczestnik udzieli dodatkowej zgody na przetwarzanie danych osobowych;
- na podstawie udzielonej zgody – informacje dotyczące preferencji żywieniowych oraz alergii (nietolerancji) pokarmowych – art. 9 ust. 2 lit. a) RODO.
Przetwarzanie danych na podstawie uzasadnionego interesu
Z uwagi na uzasadniony interes możemy przetwarzać dane osobowe w celach:
- sprawozdawczych i informowania o działalności będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu związanego z zapewnieniem informowania o prowadzonej działalności oraz publikacji materiałów dotyczących Forum, w szczególności materiałów z Forum (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
- w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego w tym interesu (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
- zapewnienie kontroli dostępu oraz bezpieczeństwa na terenie Muzeum.
IV. Informacja w zakresie obowiązku podania danych i skutkach braku podania danych
Podanie danych osobowych jest warunkiem rejestracji i umożliwienia dokonania wyboru uczestników Forum. W przypadku zaaprobowania zgłaszającego chęć uczestniczenia w Forum podanie danych jest także warunkiem uczestnictwa w Forum. Brak podania danych będzie skutkował brakiem możliwości rejestracji, dokonania wyboru uczestników oraz uczestnictwa w Forum.
Podanie danych dotyczących preferencji żywnościowych oraz dotyczących nietolerancji pokarmowych (alergii) jest dobrowolne. Brak podania tych danych nie ma wpływu na decyzję co do zakwalifikowania na Forum, jednakże w przypadku wyboru osoby wyrażającej chęć uczestnictwa na Forum – może mieć wpływ na możliwość zapewnienia odpowiedniej ilości posiłków stosownie do preferencji, a w przypadku alergii pokarmowych ma wpływ na brak możliwość przygotowania posiłków z uwzględnieniem nietolerancji pokarmowych.
V. Kto może być odbiorcą danych osobowych
Pana/Pani Dane osobowe mogą być udostępnione następujący podmiotom:
- Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego;
- podmiotom świadczące usługi pocztowe lub kurierskie jak również innym podmiotom, którym przekazanie danych jest konieczne dla organizacji i obsługi Forum;
- podmiotom świadczące usługi informatyczne, hostingowe;
- podmiotom świadczące usługi prawne;
- organom państwa.
Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.
VI. Okres przechowywania danych osobowych
Okres przechowywania danych osobowych przez Administratora zależy od podstawy prawnej przetwarzania i celu przetwarzania.
- w przypadku, gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do rejestracji, umożliwienia wyboru przez okres niezbędny do dokonania wyboru uczestników i przedawnienia roszczeń z tym związanych, a w przypadku zakwalifikowania uczestnika na Forum dane będą przechowywane do zakończenia Forum oraz przez okres przedawnienia roszczeń;
- w przypadku danych dotyczących preferencji żywieniowych oraz alergii (nietolerancji) pokarmowych osób, które nie zostały zakwalifikowane na Forum dane te będą usuwane niezwłocznie po podjęciu decyzji w przedmiocie kwalifikacji na Forum, a w przypadku osób zakwalifikowanych na Forum – dane te będą przechowywane do zakończenia Forum oraz przez okres 14 dni od jego zakończenia;
- gdy podstawą przetwarzania stanowią przepisy prawa – okres ich przechowywania określa prawo;
- w przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – dane przechowywane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych;
- w przypadku udzielonej zgody dane będą przechowywane przez okres realizacji celu wynikającego z udzielonej zgody lub do momentu jej cofnięcia.
VII. Organ nadzoru w zakresie danych osobowych
Informujemy, iż organem nadzoru w zakresie zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
VIII. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługują Panu/Pani – na warunkach określonych przepisami prawa – następujące prawa:
- dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich i sprostowania – zgodnie z art. 15 i 16 RODO;
- do usunięcia danych osobowych – zgodnie z art. 17 RODO;
- ograniczenia przetwarzania danych osobowych – zgodnie z art. 18 RODO;
- przenoszenia danych osobowych- zgodnie z art. 20 RODO;
- wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania w przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu – zgodnie z art. 21 RODO;
- do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – zgodnie z art. 77 RODO;
- w przypadku, gdy przetwarzanie następuje na podstawie udzielonej zgody zgoda ta może zostać w każdej chwili cofnięta co nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
IX. Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw
Wniosek dotyczący realizacji praw do danych osobowych, można złożyć:
- w formie korespondencji na adres: Narodowe Muzeum Morskie w Gdańsku, ul. Ołowianka 9/13, 80-751 Gdańsk;
- drogą e-mailową, na adres: ochrona.danych@nmm.pl;
- w siedzibie Narodowego Muzeum Morskiego w Gdańsku, ul. Ołowianka 9/13, 80-751 Gdańsk.